ZUS zatwierdził standardy dofinansowania posiłków dla pracowników. To nowy rozdział w firmowych benefitach

We wrześniu 2023 roku limit zwolnienia z oskładkowania ZUS dla dofinansowania posiłków wzrósł z 300 do 450 zł miesięcznie. Rozporządzenie upoważniło też pracowników do zakupu posiłków nie tylko w punktach gastronomicznych, ale również w sklepach spożywczych. Choć rynek pracy zareagował na te zmiany entuzjastycznie, świadczenie nie upowszechniło się na spodziewaną skalę – przez wiele miesięcy brakowało jasnych wytycznych, jak stosować nowe przepisy w praktyce, a dodatkowo firmy były blokowane również przez niejednoznaczne interpretacje przepisów.

Przedstawiciele strony społecznej zaproponowali m.in. wprowadzenie regulaminu pracodawcy oraz oświadczenia pracownika, że będzie go przestrzegać, jako wystarczających dowodów na prawidłowe korzystanie z kart żywieniowych oraz zasadność ich zwolnienia z ZUS.

Dzięki apelom Federacji Przedsiębiorców Polskich, Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych, Pracodawców RP, Forum Związków Zawodowych oraz Konfederacji Lewiatan ZUS zatwierdził nowe wytyczne dotyczące dofinansowania posiłków pracowniczych.

Po miesiącach współpracy wypracowano standardy, które z jednej strony pozwalają pracownikom i pracodawcom w bezpieczny sposób korzystać z dofinansowania posiłków poprzez wdrożenie odpowiednich regulaminów i stosowanie określonych produktów, a z drugiej umożliwiają wyłączenie ze składki ZUS do 450 zł. To bardzo ważne, ponieważ przepis przekłada się na optymalizacje fiskalne po stronie pracodawcy i jest pewnego rodzaju zachętą, która sprawia, że środki obrotowe, które pracodawca może, a nie musi przekazać na dofinansowanie posiłków, znajdują się na rynku – tłumaczy Arkadiusz Rochala.

 
Formalności zostały zredukowane do minimum – wystarczy wdrożenie zatwierdzonego regulaminu i oświadczenia od pracownika. Jednym z kluczowych elementów jest ograniczenie spożywczej sieci akceptacji do placówek partnerskich i możliwość wykorzystania środków wyłącznie na posiłki zgodne z celem świadczenia. Większość obowiązków przenosi się na wydawcę/dystrybutora kart, które pracodawca wręcza pracownikowi.

Przedsiębiorca i pracownik nie muszą zbierać i archiwizować paragonów, jeśli korzystają z kart, które obowiązują w sieci kontraktualnej składającej się z punktów gastronomicznych i spożywczych, w których pracownik może kupić posiłek. Umowa między wydawcą karty a sklepem spożywczym określa, że środki z tej karty mogą być wydane tylko na posiłki. Tym samym z jednej strony adresujemy potrzebę ZUS poprzez właściwe użycie i nakierowanie na dofinansowanie posiłków, z drugiej strony zapewniamy bezpieczne rozwiązanie i ściągamy dodatkową pracę administracyjną z pracodawców – przekonuje dyrektor generalny Pluxee Polska.

W opinii eksperta zatwierdzenie standardów branżowych to gamechanger dla rynku benefitów pracowniczych. Może to przyspieszyć rozwój rynku dofinansowania posiłków i zachęcić pracodawców do wsparcia pracowników za pomocą kart żywieniowych. Z wyliczeń Pluxee wynika, że dzięki zwolnieniu ze składek ZUS firma i pracownik mogą zaoszczędzić nawet ponad 2 tys. zł rocznie na osobę.

Jest to również istotne z perspektywy prospołecznej, ponieważ regularne jedzenie i spożywanie posiłków w pracy to forma profilaktyki zdrowotnej. A zdrowsze społeczeństwo oznacza mniej zwolnień z pracy. A trzeba pamiętać, że Polacy ciągle jedzą bardzo dużo kanapek – mówi Arkadiusz Rochala.

Aż 88 proc. pracowników deklaruje, że to właśnie benefity finansowe mają dla nich największe znaczenie. Z raportu Pluxee „Benefit Trendbook 2025” wynika, że 81 proc. postrzega dofinansowanie posiłków jako atrakcyjne świadczenie, z którego chętnie skorzysta. Niewiele mniej (77 proc.) zauważa, że takie wsparcie realnie odciąża ich domowy budżet.

Jestem przekonany, że wypracowane rozwiązania sprawdzą się na naszym rynku, podobnie jak od wielu lat sprawdzają się na rynkach Europy Zachodniej i Wschodniej. Cieszę się, że strona społeczna i ZUS dostrzegły pragmatyzm rozwiązania, ale też skorzystały z zagranicznych inspiracji – podkreśla Arkadiusz Rochala.
Pluxee jako lider na rynku zapewnia karty, które są w pełni dopasowane do nowych wytycznych i dają klientowi możliwość skorzystania ze świadczenia w sposób bezpieczny i mało administracyjny. To rozwiązania stosowane z powodzeniem i na szeroką skalę w wielu krajach.

Źródło: Newseria